Vedtekter 2023

1. Formål

1.1 En uavhengig linjeforening 

Psykolosjen skal være en linjeforening som skal drives uavhengig av NTNU. Alle vedtak skal fattes av styret i linjeforeningen. Psykolosjen skal drives av profesjonsstudenter ved profesjonsstudiet i psykologi på NTNU.

1.2.1 Oppgaver

Oppgavene til linjeforeningen vil være:

• Å bistå i arrangeringen av de tradisjonelle arrangementene som alt finnes ved profesjonsstudiet.
• Å bidra til å skape en identitetsfølelse for profesjonsstudentene gjennom faglige og sosiale arrangementer.
• Å sørge for integrering av nye studenter.

1.2.2 Faste arrangementer

Psykolosjen har følgende faste arrangementer:

• Julegalla
• Vårfest
• Mottaksuke
• Dåp
• 17. Mai
• Vaffellunsj
• Vårpølse
• Åre-tur
• Generalforsamling
• Infomøte for det nye kullet

I tillegg skal Psykolosjen støtte opp økonomisk om kull som ønsker å arrangere overgangsfest for det kullet som i det enkelte året begynner på klinikken.

1.2.3 Arrangementkomitéen

Arrangementkomiteen er en underkomite av styret, og tar hånd om Psykolosjens sosiale arrangementer. Dersom denne komiteen ønsker å planlegge flere arrangementer enn de som er prioritert i 1.2.2, må Styret informeres om dette. Arrangementkomiteen pliktes å sørge for at ekstraordinære arrangementer ikke går i konflikt med Psykolosjens verdier.

1.2.4 Fagkomiteèn

Fagkomitéen er å anse som en underkomité av styret og tar hånd om Psykolosjens faglige arrangement. Komiteen er til for å skape samhold og faglig identitet gjennom klinisk relevante arrangement. Disse er først og fremst for profesjonsstudenter da taushetsplikt kan være en forutsetning for deltakelse.

1.3 Forhold til andre studentforening

Psykolosjen ønsker å samarbeide med andre studentforeninger om arrangementer og lignende når det anses som hensiktsmessig. Lederen i Psykolosjen plikter å ivareta ansvaret for samarbeid med andre foreninger. Utover dette forbeholder Psykolosjen seg retten til å arrangere ulike arrangementer eksklusivt for profesjonsstudenter.

2. Medlemmer

Alle som blir tatt opp på profesjonsutdanningen i psykologi ved NTNU blir automatisk medlemmer av Psykolosjen. Alle medlemmer har rett til å fraskrive seg medlemskapet ved å gi beskjed til det fungerende styret.

3. Generalforsamling

3.1 Avvikling

Generalforsamling skal holdes i første halvdel av November hvert år. Alle medlemmer i Psykolosjen har stemmerett. På generalforsamlingen legges regnskap for forrige år frem og det informeres om drift det siste året fra styret og andre driftsansvarlige. Medlemmer har også mulighet til å ta opp andre saker på dette møtet. Styret i Psykolosjen har ikke stemmerett i saker som er lagt frem fra styret selv.

3.2 Valg

På generalforsamlingen velges nytt styre for kommende år. Alle medlemmer i Psykolosjen kan stille til valg. Alle kandidater skal holde en appell for generalforsamlingen om hvorfor de kan tenke seg vervet, og hva de kan bidra med. Medlemmer kan stille til styrevalg selv om man ikke kan være til stede på generalforsamlingen.

3.3 Vedtektsendringer

Eventuelle endringer i vedtektene må vedtas på generalforsamling. Vedtektsforslag skal gjøres tilgjengelig for medlemmene minst en uke før generalforsamlingen. For en eventuell endring må forslaget få over 50 % av stemmene. Blanke stemmer teller i en slik opptelling.

3.4 Ekstraordinær generalforsamling

Det kan kalles inn til ekstraordinær generalforsamling etter ønske fra leder eller minst halvparten av styret eller en tredjedel av medlemmene. Saksliste skal gjøres tilgjengelig en uke før generalforsamlingen.

3.5 Instituttillitsvalgt for profesjonsstudiet i psykologi

Instituttillitsvalgt for profesjonsstudiet i psykologi har også rett til benytte denne generalforsamlingen til å velge ny tillitsvalgt. Dette forutsetter at styret i Psykolosjen og ITV avklarer dette på forhånd, og kommer til en enighet om hvor mye tid som settes av til dette.

4. Semesterinformasjon

Styret skal informere om semesterets arrangement i starten av semesteret, og medlemmer kan komme med innspill direkte til styret. Styret oppfordres til å benytte seg av komitéer bestående av medlemmer av Psykolosjen ved de arrangementer dette er mulig.

5. Organisasjonsstruktur

Driften av Psykolosjen utføres av et styre og underordnede komitéer.

5.1.1 Styret

Det velges inn 9 styremedlemmer på generalforsamlingen: Pontifex Maximus, Dextrae Manus, Tabellarius, Nuntium, Magister Liber, Promus, Dominus Ludos, Nutrix, Seniorem. Følgende komitéer skal være representert av komitéleder i styret; arrangementskomité, fagkomité, fadderkomité og kjellerkomité. Komitélederne skal fungere som et bindeledd mellom komité og styret. Promus-vervet omgjøres til styremedlem hvis Psykolosjen ikke lenger disponerer kjeller eller tilsvarende.

5.1.2 Rookie

Hver høst skal styret ta inn et medlem til styret fra det kullet som startet da. Dette medlemmet har tittelen Minimus (Rookie) og sitter ut perioden med det sittende styre. Hvordan utvelgelsen gjøres og hvem som står for opptaket er det leder som bestemmer.

5.1.3 Supplering av styremedlemmer

Hvis det skulle bli behov for flere medlemmer av styret, dersom man må fylle verv som ikke ble besatt på generalforsamlingen eller dersom styremedlemmer ønsker å gå av, må stillingen lyses ut på en plattform som er tilgjengelig for alle Psykolosjens medlemmer, og styret kan gjennomføre en intern vurdering av de mulige kandidatene til stillingen.

5.2 Vervbeskrivelser

5.2.1 Pontifex Maximus (Leder)

• Skal ha overordnet oversikt og ansvar for foreningens aktivitet.
• Skal sørge for at foreningens aktiviteter blir iverksatt.
• Skal bygge bånd og opprettholde disse til andre foreninger i studentmiljøet.
• Skal samarbeide tett med nestleder og sørge for at denne personen kan ta over ved behov.
• Skal holde medarbeidersamtale i perioden april/mai.

5.2.2 Dextrae Manus (Nestleder- og økonomiansvarlig)

• Skal føre budsjett og regnskap.
• Skal koordinere økonomisk aktivitet.
• Skal skrive søknader om økonomisk støtte og bedrive oppfølging av medfølgende forpliktelser.
• Skal bistå leder og holde seg oppdatert nok til å kunne overta på kort varsel dersom nødvendig.
• Skal søke etter alternative sponsorer til en buffer eller løpende utgifter, alene eller med hjelp fra andre styremedlemmer.

5.2.3 Tabellarius (PR-ansvarlig)

• Skal produsere bilder og grafisk materiale til bruk i blesting av linjeforeningen.
• PR-sjefens ansvarsområde begrenser seg til styret og komitéer med representant i styret. Den aktuelle PR-sjef står fritt til å velge om hen ønsker å bidra i øvrige underkomitéer i Psykolosjen. Faste arrangementer som trenger PR-materiale inkluderer: vaffellunsj, generalforsamling, profesjonspils, fadderopptak, julegalla, vårfest, vårpølse, 17. mai-feiring, åretur og månedlige bannere.
• Skal administrere gruppen “PR-Psykolosjen” på facebook og lage oversikt for studentene.
• Skal samle inn informasjon fra underkomitéer om hva som skjer i påfølgende måned.
• Skal lage banner til Psykolosjens facebook-gruppe som skal inneholde arrangementene som medlemmene kan delta på den kommende måneden. Dette publiseres hver 1. i måneden, eller 1-2 dager før månedsskiftet.

5.2.4 Nuntium (WEB-Sjef)

• Skal bedrive vedlikehold, utvikling og oppdatering av nettside, enten ved bruk av egen eller ekstern kompetanse.
• Skal følge med på at brukere av Psykolosjen sine sosiale medier opprettholder saklig og høflig adferd.
• Skal være hovedansvarlig for brukeren «linjeforening Psykolosjen» på Facebook. Arrangementer og info fra styret skal i hovedsak gjennom denne brukeren.

5.2.5 Magister Liber (Fagsjef)

• Skal fungere som leder for Fagkomitéen.
• Er ansvarlig for at det til enhver tid eksisterer en fagkomité som skal opprettholde og arrangere fagarrangementer, samt sørge for påmelding og gjennomføring av disse.
• Skal ivareta et tilstrekkelig faglig profesjonsrettet fokus og tilbud til Psykolosjen sine medlemmer og sikre at det forekommer faglige arrangement hvert semester.

5.2.6 Promus (Kjellersjef)

• Skal fungere som leder for en kjellerkomité.
• Er ansvarlig for at det til enhver tid eksisterer en egen kjellerkomite for Psykolosjen, og fungerer som leder for denne.
• Psykolosjens kjellerkomite skal ha god dialog og samarbeide tett med vår samarbeidspartner for kjellerdrift.
• Skal sørge for at Psykolosjens interesser ved drifting av kjelleren blir ivaretatt, samt at kjelleren driftes hensiktsmessig.
• Er ansvarlig for at kjelleren driftes forsvarlig når det gjelder økonomi, kontrakt, HMS og retningslinjer for kjelleren.

5.2.7 Dominus Ludos (Arrangementansvarlig)

• Skal fungere som leder for arrangementskomitéen.
• Er ansvarlig for at det til enhver tid eksisterer en arrangementskomité.
• Skal i samarbeid med arrangmentskomitéen planlegge og gjennomføre følgende faste arrangementer: vaffellunsj, julegalla, åretur, vårfest og vårpølse.
• Dominus Ludos med sin underordnede arrangementskomité står fritt til å planlegge og gjennomføre eventuelle ekstraordinære arrangementer, såfremt Styret er informert og arrangementet er i tråd med Psykolosjens verdier.

5.2.8 Nutrix (Faddersjef)

• Er ansvarlig for å opprette mottakskomité og oppnevne dåpsansvarlig.
• Skal planlegge og gjennomføre mottaksuke/dåp.
• Har ansvar for å rekruttere faddere, samt sørge for at disse fungerer som gode representanter for Psykolosjen.

5.2.9 Seniorem (Styreveteran)

• Skal sørge for god erfaringsoverføring av ny Pontifex Maximus og styret som helhet.
• Skal ta på seg løpende gjøremål.
• Velges inn ved generalforsamling og sitter til rookie er innsatt i august.

5.2.10 Minimus (Rookie)

• Skal ta på seg løpende gjøremål.
• Fungere som formidlingskanal mellom styret og førsteårsstudentene.

5.3 Komitéstillinger

Underkomitéer plikter å utlyse komitéstillinger slik at de når medlemmer. Styret har rett til å gripe inn i driften av en komité eller et arrangement dersom de mener at det er nødvendig eller riktig for å bevare linjeforeningens profil eller rykte. Styret kan da stanse eller modifisere driften slik at det passer med profilen linjeforeningens styre ønsker å føre.

5.4 Oppfølging av komitéer

Styret i Psykolosjen plikter å avholde minst ett møte i semesteret mellom alle komitélederne og styret. Komitéledere er også pliktige til å stille på Psykolosjens styremøter ved innkallelse. Dersom en komitéleder selv ikke har muligheten, kan en annen representant fra komitéen stille. Alle komitéer skal følges opp økonomisk av nestleder/økonomiansvarlig i hovedstyret. Hver komité skal til enhver tid ha en økonomiansvarlig den kan forholde seg til.

6. Valg av styre

Psykolosjen skal ha et styre som er demokratisk valgt.

6.1 Funksjonstid

Styret sitter fra 1. januar til 31. desember i sin periode. Det er ingen maksimumstid for hvor lenge man kan sitte i styret, men man må stille til valg på nytt hvert år. I perioden mellom generalforsamling og påtroppende styre sin periode, skal avtroppende styre overlevere erfaringsskriv og annen relevant informasjon. Det skal arrangeres et møte mellom avtroppende og påtroppende styre for å avklare hvordan denne overføringen skal gjøres. Avtroppende styre plikter å være tilgjengelig som rådgivere en måned inn i påtroppende styre sin periode.Avtroppende leder har mulighet til å stille på styremøter og delta som styremedlem, uten stemmerett, i 2 måneder etter at nytt styre har startet sin periode. Avtroppende leder kan fungere som observatør og rådgiver, eventuelt brukes mer aktivt ved behov. Avtroppende leders funksjon i overgangsperioden avtales nærmere i dialog mellom hen og nyvalgt styre.

6.2 Styrets rekruttering

Det holdes valg ved generalforsamlingen og alle stillinger legges ut for valg. Alle medlemmer kan stille til valg til alle verv; foruten Senioremsvervet. For Seniorem kreves tidligere verv i Psykolosjenstyret. Den som blir valgt er den personen som får flest stemmer av de aktuelle kandidater. Det stilles ingen krav til andel eller antall stemmer utover dette. Dersom et medlem av styret i Psykolosjen ønsker å gå av før det har gått ett år, kan styret selv ta stilling til om denne personen må erstattes. En slik erstatning av medlem til styret gjøres i henhold til punkt 5.1.3.

7. Saksbehandling

7.1 Styremøter

Styremøter avholdes minst 2 ganger i måneden i semestrene styret er aktivt.

7.2 Komitémøter

Komitémøter skal tilstrebes å avholdes minimum 2 ganger i måneden i semester komitéen er aktiv.

7.3 Innkalling til møtene

Leder plikter å kalle inn til styremøter med medfølgende saksliste i rimelig tid før møtet skal holdes. Komitéleder plikter å kalle inn til komitémøter med medfølgende saksliste i rimelig tid før møtet skal avholdes.

7.4 Referat fra møter

Det skal føres referat fra alle møter som er nedfelt i dette dokumentet. Leder er ansvarlig for arkivering av alle referater samt utsending av referat til de involverte parter. Referatet blir godkjent dersom det ikke kommer innvendinger på neste møte av samme art. Alle medlemmer av Psykolosjen har rett på innsyn i referater, og ved ønske om dette må man ta kontakt med styret. Leder plikter å utpeke referent på styremøter.

7.5 Vedtaksdyktighet

Et vedtak i styret av Psykolosjen godkjennes dersom over halvparten av dets medlemmer er tilstede. Lederens stemme teller dobbelt dersom det blir stemmelikhet.

8. Økonomi og regnskap

8.1 Økonomisk støtte

Psykolosjen skal ikke kreve medlemsavgift av sine medlemmer, men det er mulig å ta inn kontingent ved arrangementer. Økonomisk støtte utover dette tilkommer derfor i utgangspunktet gjennom sponsorer, søknader og dugnader. Dette er likevel ikke til hinder for at Psykolosjen får inntekter fra en ordning som innebærer at medlemmene frivillig tilegner seg et rabattkort (eller oblat),  som gir økonomiske fordeler gjennom foreningen.

8.1.1 Anvendelse av Psykolosjens buffer

Inntektene fra salg av eventuelle rabattkort eller Psykolosjen-oblat skal samles i en bufferkonto som Hovedstyret råder over. Disse inntektene skal anvendes på bakgrunn av følgende vilkår:

• Bufferen skal kun gå til åpne arrangementer som følgelig er av interesse for alle, eller majoriteten av medlemmene i Psykolosjen, til den grad det lar seg gjøre.
• Det skal være dokumentert at aktuell komité eller kontaktperson har forsøkt å søke økonomisk støtte fra andre aktuelle støtteordninger først. Eventuelt skal det dokumenteres hvorfor det ikke er mulig å søke om støtte fra andre støtteordninger til aktuelt arrangement, og deretter skal Hovedstyret ta en vurdering på hvorvidt støtten er nødvendig. Et slikt hinder kan være at søknadsfristene er påløpt, og behov for støtten oppsto etter at søknadsfristene gikk ut.

8.2 Økonomisk ansvarlig

Den økonomiske ansvarlige i Psykolosjen har ansvaret for regnskapet. Økonomiansvarlig har sammen med lederen i Psykolosjen disposisjonsrett over linjeforeningens konto.

8.3 Budsjett og regnskap

Økonomiansvarlig legger frem regnskap og kommende års budsjett på generalforsamlingen.

8.4 Stifting av gjeld

Psykolosjen har ikke anledning til å stifte gjeld.

9. Ordensregler

9.1 Utestengelse av medlemmer

Dersom et medlem av Psykolosjen opptrer på en måte som skader linjeforeningens interesser, kan dette føre til følgende sanksjoner:

• advarsel
• utestengelse

Så langt det lar seg gjøre bør en advarsel bli gitt ved førstegangs overtredelse. Dersom overtredelsen anses som av alvorlig art kan man direkte gis utestengelse. Lengden på utestengelsen og hvorvidt en overtredelse skal klassifiseres som alvorlig eller ikke er opp til styret. En eventuell utestenging eller advarsel skal vedtas enstemmig i styret med alle medlemmer tilstede.

10. Mistillitsforslag

10.1 Mistillit i styret

Dersom et medlem i styret viser seg å ikke kunne utføre sitt mandat, eller på annet vis skader Psykolosjen sine interesser og virke, kan leder etter først å ha gitt en advarsel, sparke vedkommende fra sitt verv. Leder plikter å gjøre dette innen rimelig tid. Vedkommende som blir sparket, kan stille mistillitsforslag, jamfør punkt 10.2.

10.2 Mistillit til leder

Medlemmer av styre kan stille mistillitsforslag overfor sittende leder. Hvis to tredjedeler av styre stiller seg bak mistillitsforslaget, innkalles det til ekstraordinær generalforsamling. Her skal partene legge frem sin side av saken, og det skal stemmes hvorvidt sittende leder må avtre sin stilling. Blir sittende leder avsatt, trer nestleder inn som fungerende leder ut styre sin periode.

10.3 Mistillit til styret

Dersom medlemmene mener at styret ikke skjøtter sine mandat kan de enten stille mistillitsforslag til hele styret eller til enkeltmedlemmer. For å få gjennom et slikt mistillitsforslag må først minst femti personer skrive under i en underskriftskampanje for at det skal bli en ekstraordinær generalforsamling. På denne generalforsamlingen må flertallet stemme for avsettelse av de aktuelle styremedlemmene eller styret i sin helhet, og flertallet må bestå av minst 50 stemmer. Blanke stemmer vil telle med i en slik opptelling.

10.4 Mistillit til medlemmer

Dersom medlemmer ikke opptrer i overensstemmelse med gjeldende regler eller ordensregler kan dette medlemmet gis advarsel eller utvises i henhold til 9.1.

11. Oppløsning

11.1 Rapportering til Brønnøysund

Dersom foreningen oppløses skal dette meldes fra til Brønnøysundregisteret.

11.2 Tilbakebetaling og donasjon

Dersom Psykolosjen oppløses, plikter den som disponerer Psykolosjens konto til å donere alle pengene til et veldedig formål som besluttes av medlemmene. Disponenten er også pliktig til å undersøke om noen av pengene som er ervervet har betingelse om tilbakebetaling til giver ved oppløsning, og i så fall oppfylle denne betingelsen før midlene doneres.

12. Diverse

12.1 Internettside

Psykolosjen skal til enhver tid ha en egen og oppdatert hjemmeside. Psykolosjen har rett til å bruke nettsiden til promotering av sponsorer.

12.2 Promotering

Alle plakater og annet promoteringsmateriale skal inneholde Psykolosjens logo.